Micosoft Excel

Hari ini saya ingin berkongsi tentang penggunaan microsoft excel pula dalam menyiapkan tugasan 8b. Untuk pengetahuan semua,pada minggu 13 juga, saya dan rakan-rakan telah ditugaskan untuk membuat spreadsheet untuk skor dan gred pelajar. Disini saya akan ceritakan sedikit pengalaman saya dalam menyiapkan tugasan tersebut.

1)Seperti biasa, buka microsoft excel

2) Buat jadual dengan memasukkan nama pelajar,jumlah markah dan gred bagi semua mata pelajaran, jumlah markah keseluruhan,purata dan kedudukan di dalam kelas.

3) Masukkan nama pelajar dan jumlah markah mengikut mata pelajaran masing-masing.

4) Selepas itu, susun nama pelajar mengikut abjad awal nama mereka. Cara-caranya adalah higlightkan nama-nama pelajar, klik butang kanan, pilh sort, dan pilih sort A-Z...

5) Kira jumlah markah keseluruhan. Pertama sekali, klik pada kotak jumlah keseluruhan markah, pilih function, ambil sum dan masukkan kolum markah bagi setiap mata pelajaran. dan klik Ok..Setelah itu, jumlah markah akan dikira secara automatik. Tarik bucu kotak jumlah markah keseluruhan bagi pelajar pertama hingga pelajar terakhir.

Untuk memasukkan gred pula,pertama sekali kita perlu membuat jadual skala pemarkahan mengikut markah gred seperti di bawah:

Setelah itu, kita perlu Defini name bagi jadual markah tersebut..Caranya,ialah pilih formula, ambil defini name, namakan jadual tersebut dan klik OK.

Setelah itu, masukkan gred bagi markah mata pelajaran bagi setiap pelajar..Langkah pertama ialah klik pada kotak gred bagi mata pelajaran pertama > tekan VLOOKUP(masukkan kotak yang terdapat jumlah markah ,masukkan Jadual markah Gred,2,TRUE) cntohnya---->(E5,JADUAL_MARKAH_GRED,2,TRUE) dan gred bagi mata pelajaran tersebut akan keluar secara automatik. Tarik bucu kotak tersebut hingga ke nama pelajar yang terakhir dan gred akan keluar secara sendirinya. Ulang langkah tersebut pada semua mata pelajaran.

Seterusnya ialah mengira average bagi setiap pelajar. Caranya ialah masukkan formula AVERAGE( Jumlah markah mata pelajaran pertama iaitu BM hingga mata pelajaran yang terakhir BA) dan klik OK

Untuk melihat pelajar yang mendapat markah dibawah average pula, kita perlu menggunakan conditional formatting. Saya telah mewarnakan warna merah bagi pelajar yang mendapat markah dibawah average manakala warna hijau untuk pelajar yang mendapat markah melepasi average..Untuk mewarnakannya, kita mestilah higligthkan markah-markah tersebut bagi semua pelajar kemudian pilih conditional formatting> top/bottom rules>above average....untuk below average pula,ulangi langkah yang sama pilih conditional formatting> top/bottom rules> below average

Setelah siap mewarnakan markah tersebut, hasilnya adalah seperti ini.

Langkah yang seterusnya ialah mengira jumlah pelajar yang memperolehi gred A,B,C,D dan E. Di sebelah jadual gred markah menggunakn formula countif..Caranya ialah pilih Countif ( masukkan Gred_BM yang telah di 'difine name" kan,dan nombor kotak) Setelah itu,tarikh bucu kotak hingga hinga gred yang paling atas iaitu A..Pengiraan akan keluar secara automatik. Ulang step tersebut hingga mata pelajaran terakhir.

Langkah yang seterusnya ialah membuat graf.. Ianya amat mudah..Pertama sekali kita perlu higligthkan kolum dibahagian gred dan jumlah pelajar yang mendapat gred ABCDE bagi mata pelajaran BM..Kemudian pilih Insert> Column> dan pilih bentuk graf yang dikehendaki.. Ulang langkah tersebut pada setiap mata pelajaran.

Dan hasilnya adalah seperti berikut :

Setelah siap tugasan ini, saya telaah memasukkannya didalam yahoo groups saya. Saya harap tugasan ini akan dapat membantu saya pada masa akan datang :-)